採用チームが小さくても回る——少人数の採用オペレーション

「新卒も中途も、実質一人でやっています」——打ち合わせで採用担当者の話を聞くと、こうした少人数体制は決して珍しくありません。人事が一人、あるいは他業務と兼務。限られた人手で採用を回すのは、想像以上に大変です。それでも、少人数でしっかり成果を出している企業には、共通する工夫があります。本記事では、採用チームが小さくても回る、現実的なオペレーションの考え方を整理します。

「人事一人」「兼務」は、珍しくない

新卒採用の現場では、専任の担当者を何人も置ける企業のほうが、むしろ少数派です。「新卒も中途も一人で対応している」「担当は自分だけで、他の業務も抱えている」——こうした声は、規模を問わず広く聞かれます。まず知っておきたいのは、少人数であること自体は、決してハンディではないということです。要は、その人手で回る設計になっているかどうかです。

少人数がつまずくポイント1:工数のかかる施策が、続かない

限られた人手でまず起きるのが、「工数のかかる施策が回らない」ことです。たとえば、一人ひとりにスカウトを送る手法は、丁寧にやるほど時間を食います。「工数がかかるのでやめた」「テンプレートで送らざるを得ない」——こうして、手をかけるほど成果が出るはずの施策が、人手不足で形骸化してしまいます。実際、「十数名の採用のために、人事一人が丸一日を割くのは厳しい」という声も聞かれます。

少人数がつまずくポイント2:フォローが、手薄になる

もう一つが、フォローの手薄化です。「リマインドまで手が回らなかった」「母集団を捌ききれていない」——人手が足りないと、せっかく出会った学生への連絡が途切れ、歩留まりが落ちていきます。「人員を増やして、ようやくリマインドや追いかけができるようになった」というケースもあります。少人数の採用では、集めることより、集めたあとのフォローで差がつきます。

回す設計1:「全方位」をやめて、狙いを絞る

少人数で最も大切なのが、”やらないことを決める”ことです。あらゆる媒体・手法に手を広げると、どれも中途半端になります。「たくさん欲しいのではなく、一人でもいいからベストマッチと出会いたい」——そう割り切って、狙う学生と手法を絞る。ターゲットを絞って深く関わることは、少人数の採用を現実的にする第一歩です。

回す設計2:「効いていない施策」を、やめる勇気を持つ

限られた工数を活かすには、効果の薄い施策を手放すことも必要です。「工数に見合った反応があるか微妙」な手法を、惰性で続けていないか。採用にかけるコストの観点でも、効かない施策を惰性で続けるのは負担になります。どの経路から実際に採用につながったかを振り返り、効いていないものを思い切ってやめる。それだけで、残った施策に手をかける余裕が生まれます。

回す設計3:フォローを、”仕組み”にする

フォローを個人の気合いに頼ると、忙しい時期には抜け落ちがちです。だからこそ、誰が・いつ・何を送るかを決め、テンプレートを用意するといった仕組み化が要になります。仕組みがあれば、担当が一人でも、経験の浅いメンバーでも、抜け漏れなくフォローを回せます。

回す設計4:工数を上げずに、母集団を作れる手法を選ぶ

手法選びも、少人数では重要です。「工数を上げすぎずに母集団形成できる」「面談経験の浅い担当でも、事前のフォローがあれば対応できる」——「イベント後のフォローがあるから、工数を上げすぎずに母集団形成できる」という声もあります。そんな、少ない人手でも成果につながる手法を選ぶことが、無理なく続けるコツです。人手が足りないときほど、”手のかからない良い接点”を見極めることが効きます。

回す設計5:外部の力を、上手に借りる

すべてを自前でやろうとしないことも大切です。学生の準備や日程調整、フォローの一部を外部の伴走に任せることで、限られた社内リソースを”最も価値のある部分”——学生と直接向き合う時間——に集中できます。抱え込まず、任せられるところは任せる。それが、少人数で成果を出す近道です。

よくある質問

Q1. 人事が一人だと、そもそも十分な採用はできませんか?
A. 人数の多さより、設計です。狙いを絞り、効かない施策をやめ、フォローを仕組み化すれば、一人でも十分に成果は出せます。むしろ、少人数だからこそ一人ひとりに丁寧に向き合える強みもあります。

Q2. 手を広げないと、母集団が足りなくなりませんか?
A. 数だけを追うと、かえって捌ききれずに取りこぼします。狙いを絞って質の高い母集団に集中するほうが、少人数では歩留まりも良く、結果的に効率的です。

Q3. 少人数で、何から見直せばよいですか?
A. まずは「効いていない施策」を一つやめることをおすすめします。手放して生まれた余裕を、フォローの仕組み化や、一人ひとりとの対話に振り向けると、成果が変わってきます。

まとめ

• 人事一人・兼務は珍しくない。少人数であること自体はハンディではなく、あくまで「設計」の問題
• つまずきは、工数のかかる施策が続かない・フォローが手薄になる、の2つ
• 狙いを絞る、効かない施策をやめる、フォローを仕組み化する、手のかからない手法を選ぶ、外部を頼る——これが少人数で回すオペレーションの要

採用は、人手の多さで決まるわけではありません。限られたリソースを、”本当に効くところ”に集中できるかどうかです。私たちルビーインも、逆求人型イベント『ウェルハンティング』で、少人数の採用チームが学生との対話に集中できるよう、準備やフォローまで含めて伴走しています。まずは「やめる施策」を一つ決めるところから、始めてみてください。手放して生まれた時間こそが、少人数の採用を変える原資になります。